Test : Beesy, l’organisation intelligente sur iPad

Lâchez vos stylos et créez facilement des comptes rendus de réunion intelligents avec l’iPad.

Beesy est une application de prise de note intelligente et interconnectée avec le calendrier et le carnet d’adresses de l’iPad. À la fois bloc-note numérique et outils de gestion de projet poussé, Beesy a pour objectif de simplifier au maximum la prise de notes afin de générer directement un compte-rendu exploitable et une liste de tâches à effectuer claire et lisible pour les collaborateurs.

Au lancement, l’application propose de remplir en rapide formulaire pour mieux vous connaître et ainsi pouvoir s’adresser à vous directement au cours de l’utilisation. Vous accéderez ensuite directement au Dashboard, la page d’accueil qui offre une vue globale sur l’organisation de la journée.

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À gauche prend place le calendrier, lié avec celui par défaut de l’iPad. Vous pourrez très facilement ajouter un nouvel événement au calendrier de Beesy, comme vous le faites habituellement pour le calendrier natif dans iOS, et pourrez donc par exemple gérer les récurrences si vous planifiez des réunions hebdomadaires. Chaque événement apparaît ensuite sous le calendrier dans une liste. Une tape sur un événement ouvrira automatiquement une nouvelle note qui lui sera liée, ce que nous verrons par la suite.

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Toujours sur le Dashboard, la partie de droite présente les tâches à effectuer. Vous pouvez afficher les tâches dépassées (et donc logiquement réalisées si vous tenez vos délais), celles du jour, de la semaine. Appelée « Matrice des tâches », elle vous permet d’avoir un aperçu global des tâches à réaliser, mais surtout de les organiser par importance ou par urgence. Vous pourrez facilement déplacer une tâche dans cette matrice en effectuant un glisser-déposer à deux doigts.

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En Bas du Dashboard, vous trouverez toutes les notes prises dans l’application. Vous pourrez en créer une nouvelle à la volée depuis le dashboard. Toucher une note vous amènera directement dans l’onglet « Notes ». Pour chaque nouvelle note, il sera possible d’y ajouter un ordre du jour, un participant, une personne ou directement importer un contact du carnet d’adresses, depuis la fenêtre orange de gauche. Cette dernière affiche les participants ainsi que l’ordre du jour sous la forme d’une liste facilitant l’accès à chaque point traité au cours de la réunion. Chacun d’entre eux pourra être associé à un projet particulier, les notes étant ensuite automatiquement liées au projet de votre choix.

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Pour prendre des notes dans Beesy, l’éditeur a décidé d’utiliser de subtiles icônes disposées en bas de l’écran et qui vous feront gagner un temps considérable. C’est grâce à celles-ci d’ailleurs que votre prise de note sera mise en page et vous générera un compte-rendu exploitable immédiatement. Une tape sur l’une de ces icônes vous permettra de créer un nouvel élément dans votre note. Il peut s’agir aussi bien de simple texte, que de l’ajout d’un événement à l’aide de sa date, d’une note manuscrite, d’un schéma, d’un plan, d’une page web et bien d’autres. Les possibilités sont multiples et vraiment très bien réalisées. L’ajout d’une note basée sur un plan ouvrira par exemple Plans dans un pop-up et vous autorisera à réaliser un itinéraire. De même pour une note à partir d’une page web, Safari s’ouvrira en premier plan et vous permettra de vous rendre sur votre site préféré pour faire un screenshot que vous pourrez annoter…

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Mais Beesy est aussi un excellent gestionnaire de tâches. L’onglet qui y est consacré vous permettra de créer toutes les tâches possibles et imaginables, qui seront elles aussi directement liées à vos projets et vos notes. Il sera d’ailleurs possible d’indiquer l’état de chacune, tout comme leur priorité. La liste des tâches pourra être consultée de plusieurs manières à l’aide d’un filtrage par personne, par projet ou encore par ordre du jour à l’aide des boutons en haut à droite dans la fenêtre bleue. Vous pourrez si vous le souhaitez générer à la volée un compte-rendu qui sera envoyé par courrier électronique. En bout de ligne, pour chaque tâche, des icônes vous offrent la possibilité de modifier rapidement leur importance (plusieurs tapes sur l’icône pour changer l’état), la date, l’attribution à une personne, ou encore si la tâche est effectuée. La gestion des tâches est basée sur le même modèle que celle des notes, c’est-à-dire sur l’utilisation d’icônes simplifiant grandement leur saisie. Là encore tout est intimement lié au reste. Tous les éléments peuvent être renseignés indépendamment dans l’application, et se retrouver ensuite liés à des projets existants.

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L’onglet « Personne » lui, permet d’ajouter des participants en ajoutant manuellement un nom ou en allant chercher dans le carnet d’adresses l’un de vos contacts. Depuis cet onglet, vous avez un aperçu complet des tâches et actions à effectuer par chaque personne. Il est aussi possible de rajouter des tâches à cette même personne si toutefois elle n’a pas suffisamment de travail à votre goût ! Vous retrouvez dans le volet de droite les outils permettant de filtrer la liste, de rechercher un élément, mais aussi de générer… un compte-rendu.

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Enfin, l’onglet « Projets » est une fenêtre sur chaque projet en cours. À gauche, le volet vert regroupe la liste des projets, à droite, le volet bleu regroupe lui les actions attribuées au projet. Cet onglet offre donc un formidable point de vue sur l’évolution de tous les projets en cours. Beesy disposant d’une interface parfaitement adaptée à l’iPad et d’une ergonomie parfaitement étudiée, l’utilisation de l’application n’en est que plus facile.

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Conclusion

Au premier abord effrayant par le nombre de fenêtres, d’onglet et de fonctions, Beesy est une redoutable application de planification. Les fonctions sont très nombreuses : les notes, tâches et événements qui peuvent être liés les uns aux autres permettent de procéder à une gestion croisée des projets. Beesy est assimilable à une centrale de gestion de projet dont vous êtes le pilote. Il faudra prendre le temps de lire toutes les aides et d’explorer l’application afin de comprendre son fonctionnement et d'en maîtriser tous ses secrets.

 >> Accéder au téléchargement de Beesy sur l'App Store

LE VERDICT

Les plus
  • Abordable
  • Outil complet
  • Utilisation facile, export des données
Les moins
  • Prise en main longue
  • Aide pas suffisamment explicite

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Publié le Modifié Par Jonas Denaud
Catégorie : Applications, iPad
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